商务智能助人民教育出版社实现精细化管理
Business Objects Edge Series 是决策层领导管理企业的望远镜和显微镜。
焦民
人民教育出版社信息技术中心主任
挑战
出版企业：商务对智能的渴求
提起人民教育出版社在商务智能方面遇到的挑战，人民教育出版社信息技术中心主任焦民直截了当地说：“算道题吧。如果社领导想了解编辑室的发稿情况，他们得知道各编辑室一共发了多少种稿，还需要知道了解编辑室分别
发了多少种稿，这样一件看似简单的事情就涉及到近 30 张报表。而且所得的信息还不够完整，还需要统计每年近 4000 种计划发稿图书当前处于工作流的哪一个环节，库存、销售以及回款情况如何。总之，把各种情况都考虑进去以后，横向和纵向的维度组合，就是所涉及的报表数量。你算算，一张简单的综合分析报告需要涉及多少张报表，工作难度有多大？”
事实上，这并不是一张虚构的报表，而是人民教育出版社在年终考核时可能涉及到的一张报表。而需要的数据要在每年的12月31日截止日产生，如果新一年的春节恰好在1月底，这就意味着在不足30天的时间里，把考核所需要的数据准确无误的提供出来。如果没有实现商务智能的实时在线分析功能，这实在可以算得上是一个不可能完成的任务了。
提起人民教育出版社的信息管理系统，焦民的总结非常简洁，这就是复杂。原因在于这套信息系统管理着人教社主要的直属和控股公司，一套管理信息系统要管理若干财务上相互独立的实体。这样，这套管理信息系统既要满足人民教育出版社的社级统一核算要求，又要实现各公司的分帐核算。
而在经营规模上，人民教育出版社占据了全国中小学教材市场份额的一半，每年的业务规模已超过了100亿元。虽然近几年利润保持一定的增长，但激烈的市场竞争使得单本图书的利润不同程度地出现了下降，这就意味着，人民教育出版社的业务每年都有不同程度的增长。这也使得人民教育出版社的管理信息系统面临着更大的压力。
但在困难面前，焦民显得非常自信，原因在于信息化建设初期，人民教育出版社就选用了小型机作为硬件平台，并利用 ERP 实现了社本部和社属企业的统一管理。系统自1997年上线以来，陆续积累了4至10年大量有效的历史数据，为领导决策和业务分析提供了宝贵的数据资源。
尽管人民教育出版社的信息化建设基础相当不错，但在数据的查询和分析上还是遇到了不小的麻烦。这些年来人民教育出版社管理信息系统为适应不断发展的业务需要，每年都在升级改造。系统为业务需要提供了一些报表和查询分析功能，但由于没有统一规划，缺乏多维动态分析的功能，已经无法满足快速变化的要求。特别是对于决策层领导的所需要的统计分析报表多由 SQL 程序完成，维护非常困难；信息技术中心对于现在的报表系统以及一些临时的工作成果难以继承，当新的报表需求提出时，信息技术中心基本上是在零的基础上开发。这样开发周期较长，业务需要变化的报表和查询只能依赖信息技术中心技术人员和合作软件开发商，在查询信息时没有在线分析功能。这些问题迫切需要有一个强大的报表统计查询和在线分析系统来解决。
年度销售统计（信息来源：人民教育出版社）
当各部门的费用列入考核管理体系以后，问题就更大了。由于各编辑室的费用在年初时就已经确定下来了，各编辑室的负责人对本室当前费用的使用情况特别关心，但实时查询根本做不到。与此同时，对编辑室的办公费用的实时管理也难以实现。现有的应用软件对编辑室的办公费用不能提供实时的数据，让相关负责人的认可，需要实现这些数据的实时钻取。以打印机的使用费用为例，费用数据要得到认可，应用程序还必须能够告诉使用者，某编辑室某台打印机在某一时段因为打印产生了多少费用。
解决方案
让快速响应和连续诊断变为现实
信息系统是管理制度的具体体现，因此，有了什么样的管理制度，就必然会产生相应的信息化需求。焦民所在的信息技术中心和 Business Objects 的专家们认真分析了人民教育出版社业务系统的架构，焦民指出，我们应用需求很明确：首先是拥有强大的数据整合能力，可以随时响应新的报表需求；其次是实现多维动态分析功能以便决策者、部门领导进行决策和管理；第三，支持各级用户创建自定义表格；此外，还需要具备信息的实时更新和查询功能。这样，才能解决我们目前存在的问题。
2006年地区销售情况与北京地区销售趋势（信息来源：人民教育出版社）
到了这个时候，实施商务智能系统，已成了人民教育出版社信息化的必经之路。接下来的问题是，人民教育出版社是一个高速成长的企业，不可能花几个月甚至1年时间去部署大型的商务智能解决方案。焦民回忆说：“对多家软件供应商进行比较以后，考虑到可视化、可操作性和开发难易度以后，我们最终选择了 Business Objects 公司的 BusinessObjects Edge 解决方案。”说到 BusinessObjects Edge 的特点，焦民总结：“它是 Business Objects 针对成长型企业推出的产品。和这类企业的规模以及管理、创新需求相吻合，BusinessObjects Edge 是规模适宜、应用表现也非常出色的商务智能解决方案，而且它容易部署，灵活性和经济性方面也要优于同类产品。”
BusinessObjects Edge 能够帮助人民教育出版社实现快速响应新的报表需求。Business Objects 的专家介绍说，BusinessObjects Edge 将来自数十甚至数百个不同来源的应用数据集合到数据库内，然后通过该数据库覆盖企业的主要业务活动。同时，它还为用户提供了一个直观智能界面用于完成即席报表、查询和分析工作，业务用户可以方便地访问和分析企业的信息并根据他们的需求更改格式，而不再需要依赖 IT。此外，实时数据在微软环境中照样可以使用――用户可以在熟悉的工具，比如微软的Office 和 SharePoint 中方便地访问公司信息，当后端信息有变化时，原先留存在 Office 或 SharePoint 的数据，也能被一并即時更新。这样，即便是临时的报表需求也可以短时间内轻易解决，这要比编程经济很多。
BusinessObjects Edge 的功能远不止于单純的报表、查询等范畴，而能够进一步延伸到分析、仪表板等深层应用。“这一点很重要。”焦民强调说：“从企业资源管理角度看，我们相信只有通过连续诊断才能实现连续的改进。运营 BusinessObjects Edge 则能提供这些诊断。它对部门及人员具有激励作用——通过提供相关信息来尽可能提高员工的效率，同时客观提供每个部门及个人的业绩信息。”确如焦民所言，BusinessObjects Edge 使得企业管理层的连续诊断变为现实。依旧透过直观智能界面，管理层能够顺利转入仪表盘，多维度地切换于各部门关键数据分析，快速了解公司內部績效状况。更重要的是，Business Objects 提供的 Metadata 语意层专利技术使得整个过程实现了“自我分析应用”。还有，BusinessObjects Edge 提供的是一个开放的商务智能平台，它通过底层编码技术的应用，可以实现同企业原有的应用软件、平台和数据库的完美结合。这些保证了企业各项工作的连续性。
在比较并试开发后，人民教育出版社最终确定的解决方案是将BusinessObjects Edge 标准版套件部署于一台专用 PC 服务器上，服务器采用 windows server 2003 操作系统和 SQL Server 2005 数据库。系统开发的技术路线是每日将分布于多台服务器上所有生产相关的DB2/400 数据库转为 SQL Server 数据库，再根据报表和查询的实际需要建立一些新的 SQL Server 数据库（表）。这些经过整合的数据库（表）作为 BusinessObjects Edge 操作的数据源。由信息技术中心的IT 人员和 ERP 软件提供商共同创建多维分析的语义层并负责维护基本报表，为决策层领导设计和提供开放的具有交互功能的查询和多维动态分析报表；各级领导还可以根据需要随时自助解决自定义报表的需求。
效果
从“救火队员”到绩效管理的监控者
解决方案实施以后，效果马上就显现了出来。为了实现精确业务分析和业务查询，各级领导对信息系统提出了一些个性化分析、查询需求。BusinessObjects Edge 解决方案只需完成少量修改工作就可以实现。当分析用的基本表发生变化时，所做的工作也不再是推倒重来，而只是把分析用的表变更一下，就可以实现了。更让焦民和他的同事欣喜的是，原来要为某一个特殊查询设计一个单独的程序，这些程序往往只能一次性使用，而现在他们所做的少量的修改工作也可以按类别集成起来。这样，当一个个知识库建立起来以后，所谓特殊性查询变得越来越少了。而对于各部门查询成本费用这类任务，由于实现了实时在线分析功能，无论数据钻取得多么细，都可以实时展现了。
难能可贵的是，BusinessObjects Edge 系统并没有单纯成为“救火队员”，而是成为了绩效管理的监控者。
2006年分地区销售情况统计（信息来源：人民教育出版社）
焦民解释说：“全社范围内的高效沟通，说起来容易，做起来可就难了。你去另一个相关部门要数据，但人家工作量也很大，再给你做查询，心里肯定不愿意。你去找相关部门的领导，人家是给你查了，但因为不是人家份内的工作，查询质量得不到保障。”而实施 BusinessObjects Edge
系统以后，系统里的数据是开放的，查询人只需开通查询需要的权限，就可以随心所欲地查询。
事实上，BusinessObjects Edge 系统不仅是绩效管理强有力的保障，还作为一个监控者出现。焦民介绍说：“计算机里的数据，它自己不会出错，但使用者录入数据时，保不齐就出错了。这样的错误等到最后结帐时再发现，更改起来就会因难重重。而 BusinessObjects Edge 系统由于具备强大的业务分析功能，我们就可以通过钻取功能，发现异常数据，及时改正错误。”
目前，人民教育出版社已利用 BusinessObjects Edge 系统搭建起了全社统一的企业级商务智能平台，各级领导可以根据需要随时自助解决自定义报表的需求。此外，还实现了绩效考核系统的初步设计和开发。实施前决策层领导每月看到的报表现在做到了能够查询前一天的全部基础数据，决策层领导及相关业务用户均可以在这些基础上创建自定义报表，并同时具备在线交互分析功能。焦民强调：“不要因为国企的管理基础弱，就放弃实施商务智能系统的想法。Business Objects 公司的BusinessObjects Edge 解决方案更适用于国企，因为它的实施过程就是精细化管理的推进过程。
关于人民教育出版社
人民教育出版社直属于中华人民共和国教育部，是一家主要从事基础教育教材和其他各级各类教材及教育图书的研究、编写、编辑、出版和发行的大型专业出版社。它除了出版和发行中小学教材和其他各级各类教材、教育图书的核心业务外，还在电子音像和多媒体产品的出版和发行，版权贸易和图书进出口，人教网建设和网络出版等方面有大力发展。
案例小结
- 客户所在行业：
出版行业 - 业务难题：
原有系统由于没有统一规划，无法快速响应新的报表需求。
原有系统缺乏多维动态分析功能。
决策层需要的统计分析报表多由 SQL 程序完成，维护非常困难。 - 为什么选择
Business Objects?
基于 Business Objects 在商务智能领域首屈一指的市场领导地位。
Business Objects 能够根据企业规模以及管理、创新需求，提供相应的商务智能解决方案，实现数据整合并推动企业绩效管理展开。
BusinessObjects Edge 商务智能平台易于部署，具备灵活性和经济性特点。
BusinessObjects Edge 产品套件的性价比很高，可伸缩性很强。 - Business Objects 产品与服务
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