人教社智能报表：是救火队员也是监控者
媒体名称：中国计算机报
发布时间：2007年11月26日
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| 商业智能系统的应用帮助人教社彻底解决了数据查询复杂的问题 |
“如果社领导想了解编辑室的发稿情况，这样一件看似简单的需求涉及到近30张报表，而且还要统计每年近4000种计划发稿的图书当前所处的工作流环节，以及其库存、销售和回款情况。总之，把各种情况都考虑进去后再进行横纵组合，就是所涉及的报表数量。你算算，一张简单的综合分析报告需要涉及多少张报表，工作难度有多大？”人民教育出版社（以下简称“人教社”）信息技术中心主任焦民回忆起过去的工作时一副往事不堪回首的表情。
那么，现在这种报表的提交还那么复杂吗？
低效率的报表查询
提起人教社的信息管理系统，焦民总结得非常简单，那就是复杂。因为这套信息系统管理着人教社主要的直属单位和控股公司，要管理若干财务上相互独立的实体。这样，这套管理信息系统既要满足人教社的社级统一核算要求，又要实现各公司的分账核算。
不过，很早就开始信息化建设的人教社，从一开始就选用了小型机作为其硬件平台，并应用 ERP 实现了社本部和社属企业的统一管理。系统自1997年上线以来，陆续积累了大量有效的历史数据，为领导决策和业务分析提供了宝贵的数据依据。
尽管信息化基础相当不错，但人教社在数据的查询和分析上还是遇到了不小的麻烦。这主要是因为这些年来，人民教育出版社管理信息系统为了适应不断发展的业务需要，每年都要进行一定的升级改造。这样，系统就能不断地为业务需求提供适当的报表和查询分析功能。但由于缺乏统一规划，缺乏多维动态分析功能，系统已经无法满足快速变化的业务需求，特别是决策层领导所需要的统计分析报表多是由 SQL 程序开发的，维护起来非常困难。信息技术中心难以传承现有的报表系统以及一些临时的工作成果—当新的报表需求提出时，信息技术中心几乎都要从零开始开发，非常耽误时间。业务部门需要得到个性化的报表或进行报表查询时，只能依赖信息技术中心或者合作的软件开发商，而且在查询时系统没有提供在线分析功能。这些问题迫切需要有一个强大的报表统计查询和在线分析系统来解决。
当各部门的费用列入考核管理体系以后，问题就更大了。由于各编辑室的费用在年初时已经确定，各编辑室的负责人对本编室当前费用的使用情况特别关心，但系统根本没法做到实时查询。
与此同时，系统也难以实现对编辑室办公费用的实时管理。现有的系统不能给相关负责人实时提供编辑室的办公费用使用数据以供参考。以打印机的使用费用为例，系统不但要提供打印机所产生的总体费用，还要告诉使用者，某编辑室的某台打印机在某一时段所产生的费用是多少。
实施 BI 连续诊断
信息系统是管理制度的具体体现，科学合理的信息化建设应该是有什么样的管理制度，就有什么样的系统与之相适应。
焦民与其所在的信息技术中心在认真分析了人教社业务系统的架构后发现，人教社信息系统的需求已经很明确：首先，要拥有强大的数据整合能力，可以随时响应新的报表需求；其次，要提供多维动态分析功能以便决策者、部门领导进行决策和管理；再次，要支持各级用户创建自定义表格；最后，还需要具备信息的实时更新和查询功能。
焦民知道，实施商务智能系统以快速响应新的报表需求，已成为人教社进一步信息化建设的必经之路。
但是这时焦民还发现，人教育社是一个高速成长的企业，不可能花几个月，甚至一年时间去部署大型的商务智能解决方案。在对多家软件供应商进行比较，并充分考虑到可视化、可操作性和开发难易度以后，人教社最终选择了由 Business Objects 公司提供的 BusinessObjects Edge 解决方案。
BusinessObjects Edge 可以将来自数十，甚至数百个不同来源的应用数据集合到数据库内，然后通过该数据库覆盖企业的主要业务活动。同时，系统还能为用户提供一个直观的智能界面用于实现即时报表的制作、查询和分析。
此外，实时数据在微软环境中照样可以使用。这样，人教社的用户就可以用自己熟悉的工具来应用系统。当后端信息有变化时，原先留存在Office 或 SharePoint 的中数据也能一并得到即时更新。这样，即便是临时的报表需求也可以在短时间内得以实现。这要比原来的编程工作来得经济、快捷得多。
BusinessObjects Edge 的功能远不止于单纯的报表、查询功能，还能进一步延伸到分析、仪表盘等深层应用。“这一点很重要。”焦民强调说，“从企业资源管理的角度看，我们相信只有通过连续诊断才能实现连续的改进。现在系统能提供这种诊断，对部门及人员具有很强的激励作用—系统可以客观地提供每个部门及每个人的业绩信息，并激励他们提高效率。”商务智能系统的应用将使得人教社的连续诊断成为现实。
人教社的管理层可以利用系统提供的仪表盘，多维度地了解各部门的关键业务数据分析结果，快速了解公司内部绩效状况。
救火队员兼监控者
商务智能解决方案的实施，很快就给人民教育出版社的管理带来了效益。
为了实现精确的业务分析和业务查询，各级领导对信息系统提出了一些个性化分析、查询需求。系统只须进行少量的修改就可以实现。当分析用的基本表发生变化时，所做的工作不用再推倒重来，而只要把分析用的表变更一下便可实现。
更让焦民和他的同事欣喜的是，原来他们经常要为某一个特殊查询设计一个单独的程序，而且这个程序往往只能一次性使用，现在这种情况已经明显好转。他们只须做少量的修改就可以按类别将数据集成起来。这样，当一个个知识库建立起来以后，所谓的特殊性查询变得越来越少了。
针对各部门实时费用查询需求，由于系统实现了实时在线分析功能，无论所要查询的数据要求得多么细，都可以实时展现。
难能可贵的是，商务智能系统并不是单纯的救火队员，还是信息的共享中心，甚至成为绩效管理的监控者。
焦民说：“在人教社全社范围内实现高效沟通，说起来容易，做起来可就难了。如果你去相关部门要数据，人家工作量本来就很大，还要额外给你查询，心里肯定不愿意。如果你去找相关领导协调，人家不得不给你查了，但这不是人家份内的工作，查询质量得不到保证。”而实施BusinessObjects Edge 系统以后，系统中的数据是开放的，查询人只须得到查询所需要的权限，就可以随心所欲地查询了。
BusinessObjects Edge 系统在绩效监控方面的效益也不容忽视。焦民介绍说：“计算机里的数据本身不会出错，但使用者录入数据时很难保证不会出错。这样的错误如果等到最后结账时才发现，更改起来就会因难重重。而 BusinessObjects Edge 系统具备了强大的业务分析功能，我们可以在数据录入时就发现异常，并及时改正。”
目前，人教社已经利用 BusinessObjects Edge 系统搭建起了全社统一的企业级商务智能平台，各级领导可以根据需要随时自助实现自定义报表的需求。此外，系统还实现了绩效考核的初步设计和开发。
商务智能系统的应用，让人教社无论是在信息化建设上，还是管理上都更上一层楼。
人教社的信息化建设
人民教育出版社占据了我国中小学教材市场份额的一半，每年的业务规模都超过100亿元。虽然利润一直保持增长，但激烈的市场竞争使得人教社的单本图书的利润不同程度地出现了下滑。这也使得人民教育出版社的管理信息系统面临着很大的挑战。
不过，人民教育出版社信息化建设起步很早，并在初期就选用了小型机作为硬件平台，并应用 ERP 实现了社本部和社属企业的统一管理。系统自1997年上线以来，陆续积累了大量的有效的历史数据，为领导决策和业务分析提供了宝贵的依据。商务智能系统的应用，更是使得人教社的信息化建设更上一层楼。
